Phát triển doanh nghiệp theo hướng tinh gọn

Doanh nghiệp của bạn có thực sự tinh gọn hay không? Chúng ta thường hình dung doanh nghiệp nên là một chiếc xe đua tiến nhanh và đạt được các mục tiêu đề ra. Nhưng thực tế, nhiều doanh nghiệp đang ì ạch như một chiếc công nông vì được xây dựng và vận hành quá cồng kềnh và có thể là cả cũ kỹ. Bạn hãy cùng MRD tìm hiểu phát triển doanh nghiệp theo hướng tinh gọn qua bài viết sau.

Doanh nghiệp là gì?

Có thể có nhiều định nghĩa khác nhau về doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét từ mặt cấu trúc và mục đích thì doanh nghiệp là tập hợp những thành viên trong một tổ chức thống nhất cùng hướng tới một mục tiêu cụ thể. Ví dụ như: mục tiêu doanh thu, lợi nhuận; mục tiêu cung cấp giải pháp quản trị; mục tiêu tham gia vào thị trường phân phối…

Doanh nghiệp có thể có nhiều mục tiêu khác nhau trong ngắn, trung và dài hạn.Nhưng, mục tiêu cao nhất, xa nhất mà doanh nghiệp hướng tới được gọi là sứ mệnh – lý do doanh nghiệp tồn tại. Chẳng hạn như, sứ mệnh của Google được định vị là “sắp xếp thông tin của thế giới, làm cho những thông tin này trở nên hữu dụng và có thể truy cập trên toàn cầu”.

Vì sao doanh nghiệp phải phát triển tinh gọn?

Có thể có nhiều lý do khác nhau khiến doanh nghiệp phải phát triển tinh gọn như một đòi hỏi cấp thiết chứ không chỉ là một sự lựa chọn. Tuy nhiên, các nguyên nhân cốt lõi, căn bản có thể kể đến như:

• Sự giới hạn của các nguồn lực

Các nguồn lực của doanh nghiệp là hữu hạn. Những giới hạn về nguồn lực dòng tiền, nguồn vốn, cơ sở vật chất, nhân sự… đòi hỏi doanh nghiệp cần phải phát triển tinh gọn để đảm bảo khả năng vận hành thông suốt trong nguồn lực hiện có.

• Tăng cường hiệu suất

Xét về mặt công thức thì hiệu suất = kết quả đạt được / chi phí bỏ ra. Khi doanh nghiệp của bạn càng tinh gọn, càng giảm thiểu được các chi phí bỏ ra nhưng vẫn đảm bảo hoặc thậm chí cải thiện kết quả công việc đạt được thì tương ứng với đó, hiệu suất tổng thể toàn công ty cũng sẽ được cải thiện tương ứng.

• Cải thiện lợi nhuận

Rõ ràng với một nguồn lực tối ưu hay định biên nhân sự phù hợp nhưng doanh nghiệp vẫn đạt được mục tiêu, kết quả công việc đề ra thì tương ứng với đó lợi nhuận doanh nghiệp đạt được có thể tăng trưởng tích cực tương ứng. 

Doanh nghiệp cũng giống như một cỗ máy vận hành và cần sự tinh gọn cả về nhân sự, quy trình, cách thức vận hành để đạt được mục tiêu, hướng tới các kết quả cụ thể và cải thiện được lợi nhuận đạt được.

Tinh gọn doanh nghiệp bắt đầu từ đâu?

Tinh gọn doanh nghiệp là một hành trình cần nhiều nỗ lực. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể chia ra thành từng bước để dễ kiểm soát hành trình này hướng đến tinh gọn nguồn lực nhân sự, tinh gọn quy trình vận hành doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Xem xét nguồn lực hiện tại

Bạn cần xem xét nguồn lực hiện tại của tổ chức bao gồm cơ sở vật chất và cả về con người. Nguồn lực hiện tại về vốn, tài sản, cơ sở nhà xưởng, máy móc… hay tình hình nhân sự về số lượng, chất lượng, các yếu tố về giới tính, đặc điểm, động lực làm việc, nhu cầu làm việc, số năm thâm niên… như thế nào.

Khi đã có được bức tranh toàn cảnh về nguồn lực hiện tại của tổ chức với các đặc điểm về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức cùng các chỉ số cụ thể, bạn có thể nắm rõ về nguồn lực hiện tại và tìm được giải pháp tinh gọn tổ chức. 

• Xem xét quy trình hiện tại

Một trong những vấn đề thường thấy ở các doanh nghiệp vận hành cồng kềnh là có quá nhiều quy trình với các bước khác nhau. Quy trình được đặt ra để bắt nhân viên tuân thủ theo và thậm chí ở một mặt nào đó còn dẫn đến việc suy giảm động lực, sự sáng tạo của nhân viên. Quy trình là cần thiết nhưng doanh nghiệp nên hướng tới việc đặt ra quy trình để hỗ trợ, thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu. 

Từ góc nhìn như vậy, khi bạn xem xét hệ thống quy trình hiện tại của công ty, những quy trình nào không giúp ích cho việc đạt được mục tiêu nên được điều chỉnh hoặc loại bỏ.

• Xem xét mục tiêu trong ngắn, trung và dài hạn của tổ chức

Một trong những điều quan trọng nhất đối với vận hành doanh nghiệp của bạn là hướng tới và đạt được các mục tiêu. Do đó, trong hành trình tinh gọn tổ chức, bạn cần quan tâm đến các mục tiêu doanh nghiệp đang hướng tới trong ngắn, trung và dài hạn là gì.

Mục tiêu chính là một đích đến cụ thể, rõ ràng mà doanh nghiệp bạn đề ra. Khi bạn đã rõ ràng đích đến mình cần hướng tới thì bạn sẽ hiểu trong ngắn, trung và dài hạn, doanh nghiệp của mình sẽ cần có nguồn lực hay phát triển tinh gọn theo hướng như thế nào.

• Định biên nhân sự phù hợp

Định biên nhân sự (strategic staffing) là quá trình bạn cân đối, điều chỉnh giữa khối lượng công việc, mục tiêu cần đạt được với lượng và cả chất nhân sự cần có. Định biên nhân sự phù hợp là không thừa, không thiếu, đảm bảo đủ nguồn lực để đạt được mục tiêu, công việc tổ chức đề ra.

Nhân sự thừa sẽ tạo áp lực lên quỹ lương thưởng của doanh nghiệp và cũng khiến chính nhân viên suy giảm khối lượng công việc cần thực hiện, suy giảm hiệu suất và họ cũng không hạnh phúc vì khó phát triển trong công việc. Nhưng, nhân sự thiếu sẽ tạo áp lực lên nhân viên và lâu dài sự quá tải trong công việc sẽ làm cho môi trường làm việc của doanh nghiệp kém hấp dẫn, khó thu hút nhân sự gắn bó lâu dài.

• Tối ưu hoá quy trình

Quy trình được đề ra để giúp nhân viên của bạn có thể thuận lợi hơn trong việc đạt được mục tiêu công việc. Bạn không nên dùng quy trình để giới hạn, bó buộc khuôn khổ hành động của nhân viên. Quá phụ thuộc vào các quy trình chi tiết chỉ khiến doanh nghiệp của bạn “sản sinh” ra những công nhân chuyên vặn ốc vít theo quy trình. Họ chỉ tập trung vào một phần công việc rất nhỏ, làm việc cơ học, máy móc theo quy trình mà thiếu đi sự sáng tạo, chủ động, hướng tới mục tiêu.

Do đó, tối ưu hoá quy trình cần đặt ra câu hỏi cốt lõi: Quy trình này có giúp nhân viên của bạn đạt được mục tiêu công việc dễ dàng hơn không? Họ có hạnh phúc, hiệu suất hơn trong công việc với quy trình mới?

• Lặp lại quy trình các bước tối ưu hoá

Tinh gọn doanh nghiệp, tối ưu hoá về nguồn lực và quy trình vận hành không bao giờ là một hành trình có điểm dừng. Con người, quy trình phù hợp với doanh nghiệp trong thời điểm này nhưng chưa chắc đã còn phù hợp trong nhiều năm tiếp theo.

Do đó, quy trình các bước tinh gọn doanh nghiệp như trên nên được thực hiện định kỳ, thường xuyên để liên tục tinh gọn, tối ưu hoá doanh nghiệp.

Những lưu ý khi thực hiện tinh gọn doanh nghiệp

Khi tiến hành tinh gọn doanh nghiệp, bạn nên lưu ý một số điểm như sau:

• Chia sẻ rõ ràng mục tiêu tổ chức với team

Không có một sự thay đổi, tinh gọn nào không đem lại những lo lắng cho đội ngũ của bạn. Theo thói quen, nhân viên thường e ngại với những thay đổi và đa phần họ muốn làm việc theo quán tính, theo những khuôn khổ thường có, vẫn làm. 

Do đó, khi tiến hành tinh gọn doanh nghiệp theo hướng tối ưu hoá, bạn nên chia sẻ rõ ràng mục tiêu của tổ chức đang hướng tới với team. Như vậy, quá trình tiến hành tinh gọn con người hay quy trình sẽ diễn ra thuận lợi, có kết quả tốt hơn.

• Xây dựng quy trình hướng tới đạt được mục tiêu

Quy trình bắt buộc cần hướng tới giúp tổ chức, các phòng ban và cho đến từng nhân viên đạt được mục tiêu một cách hiệu suất và hạnh phúc hơn. Nếu quy trình đề ra chỉ để kiểm soát hay không giúp nhân viên đạt được mục tiêu thì bạn nên xem xét cắt giảm, từ bỏ quy trình cũ.

• Tiến hành check-in 1 1 với nhân viên hàng tuần

Duy trì kỷ luật check-in công việc 1 1 với nhân viên hàng tuần là điều các CEO, các quản lý nên áp dụng trên toàn tổ chức. Bạn quản lý trực tiếp bao nhiêu nhân viên thì nên có bấy nhiêu buổi check-in công việc. Với việc xem xét công việc đã thực hiện, cùng nhìn nhận các vấn đề hiện tại và đưa ra các phản hồi, giải pháp hành động tiếp theo, bạn đang giúp tổ chức và cả nhân viên của mình tinh gọn công việc hàng ngày, hàng tuần.

Xem thêm: Quản lý hiệu suất liên tục – cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất

• Sử dụng giải pháp cố vấn doanh nghiệp

Các CEO, lãnh đạo doanh nghiệp trên hành trình quản trị, tinh gọn tổ chức của mình có những thời điểm cũng bối rối trước những vấn đề quản trị hóc búa, nan giải. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng giải pháp cố vấn doanh nghiệp để đồng hành cùng các chuyên gia, cố vấn hàng đầu và tìm ra giải pháp tối ưu, dài hạn cho doanh nghiệp của bạn.

MPA  – Giải pháp cố vấn tinh gọn doanh nghiệp

MPA (Private Advisor) là hoạt động chiến lược định vị thương hiệu MRD – doanh nghiệp cố vấn quản trị doanh nghiệp dành cho lãnh đạo cấp cao. Các chuyên gia của MRD sẽ đồng hành mang đến giải pháp quản trị đúng dành riêng cho từng doanh nghiệp. 

Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù, một “nỗi đau” quản trị riêng và MPA giống như một “bác sĩ” riêng dành cho các CEO trong cố vấn quản trị doanh nghiệp, hướng đến xây dựng doanh nghiệp tăng trưởng bền vững và hạnh phúc.

Thông qua các buổi cố vấn chuyên sâu MPA, doanh nghiệp có thể cải thiện rõ ràng về hiệu quả vận hành, sản xuất, kinh doanh. Quy trình tư vấn MPA được thực hiện theo 6 bước như sau:

1. MRD nhận “đề bài”  từ doanh nghiệp: “Đề bài” thường là những khó khăn, vướng mắc hay những “nỗi đau” doanh nghiệp đang gặp phải và cần sự tư vấn, cần giải pháp tháo gỡ, khắc phục. 
2. Tổng hợp & phân tích dữ liệu doanh nghiệp: Để tư vấn và cùng tìm giải pháp với lãnh đạo doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của MRD sẽ tiến hành tổng hợp, phân tích dữ liệu doanh nghiệp để có cái nhìn tổng quan, sâu sắc về hiện trạng cũng như các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.
3. Thiết lập mục tiêu chung phù hợp với nhu cầu và đặc thù doanh nghiệp: Từ “đề bài” doanh nghiệp đưa ra và kết quả từ tổng hợp, phân tích dữ liệu doanh nghiệp, các chuyên gia MRD sẽ cùng lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập mục tiêu chung cho doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo. Các mục tiêu này sẽ cần đảm bảo phù hợp với nhu cầu, đặc thù doanh nghiệp.
4. Đồng bộ mục tiêu chung: Các mục tiêu sẽ tiếp tục được cân chỉnh, đồng bộ để đảm bảo tổng thể mục tiêu trong từng giai đoạn sẽ cộng hưởng giá trị giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến tầm nhìn dài hạn mình đặt ra.
5. Hoạch định chiến lược & thiết lập chương trình hành động cho doanh nghiệp: Khi đã có mục tiêu cụ thể, đầy thử thách, MRD sẽ cùng bạn hoạch định chiến lược, thiết lập chương trình hành động cụ thể cho doanh nghiệp. Mục tiêu là một điểm đến còn chiến lược, chương trình hành động cụ thể chính là con đường, cách thức doanh nghiệp của bạn hướng đến mục tiêu đó.
6. Kiểm soát, đo lường và đánh giá hoạt động thực thi của doanh nghiệp: Không chỉ dừng lại ở việc tư vấn chuyên sâu, MRD với hoạt động cố vấn MPA còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc kiểm soát, đo lường và đánh giá các hoạt động thực thi của doanh nghiệp. Như vậy, chúng ta sẽ cùng kiểm soát quá trình áp dụng kết quả tư vấn, tri thức quản trị vào thực tế vận hành doanh nghiệp.

Điểm nổi bật của cố vấn theo giờ

• “Bác sĩ” tư vấn theo mảng, vấn đề vướng mắc cụ thể, thực tế của doanh nghiệp. Ví dụ như: doanh nghiệp gặp biến động nhân sự lớn; nhân sự thiếu động lực làm việc; đội ngũ thường xuyên đổ lỗi cho nhau…
• Trao đổi thăm khám, lên phác đồ điều trị cụ thể cho doanh nghiệp
• Tháo gỡ, đưa ra những giải pháp có thể áp dụng ngay trong thực tế vận hành doanh nghiệp

Điểm nổi bật của cố vấn hàng năm

• Dạng “bác sĩ” gia đình dành riêng cho doanh nghiệp
• Luôn có sự ưu tiên lịch cố vấn
• Cố vấn xuyên suốt, đưa ra các giải pháp hệ thống để phát triển tổng thể doanh nghiệp
• Dịch vụ cố vấn hàng năm được hưởng nhiều chính sách ưu đãi đa dạng về giá

*

Bạn có thể liên hệ với đội ngũ MRD để nhận được thông tin nhanh chóng, chính xác về cố vấn quản trị, phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. 

Đội ngũ MRD